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C贸mo trabajar 馃挴% virtual nos dio una ventaja



Nuestro equipo de dise帽o de ITX ha estado facilitando y aprendiendo de Design Sprints desde 2016. La cultura de nuestra compa帽铆a promueve la colaboraci贸n de equipo distribuido, pero hasta diciembre del a帽o pasado, la mayor铆a de nuestros sprints de dise帽o se hab铆an realizado en persona. Notamos que esto no solo sucedi贸 con Design Sprints; cada vez que realizamos talleres m谩s profundos, tend铆amos a organizarnos en persona en lugar de en l铆nea.

Nos preguntamos si esto ten铆a m谩s que ver con un est谩ndar que hab铆amos establecido con nuestros clientes, o si esto estaba relacionado con la creencia de que no se puede estar en una sesi贸n en l铆nea durante m谩s de X horas sin perder el enfoque o el compromiso. Como equipo, luchamos con esto. Tuvimos algunas sesiones donde la mitad del equipo estaba f铆sicamente con nosotros, mientras que otras estaban conectadas virtualmente. Con toda honestidad, se hizo realmente dif铆cil para los que estaban fuera de la habitaci贸n mantenerse al d铆a. Adem谩s de eso, hubo un sentimiento recurrente de que la gente se sent铆a "excluida" y que la participaci贸n podr铆a haber sido mucho mejor. Algunos facilitadores mencionaron que era dif铆cil mantener la participaci贸n de los participantes tanto en l铆nea como en persona, ya que era el doble del trabajo.

A medida que ITX continu贸 creciendo y los miembros de nuestro equipo y clientes se distribuyeron cada vez m谩s, nos encontramos en un punto de inflexi贸n. Notamos otro factor que influy贸 en nuestro enfoque: no siempre hab铆a suficiente presupuesto, recursos y tiempo disponibles para realizar estas largas sesiones en persona. A煤n m谩s interesante, descubrimos que las sesiones de ubicaci贸n conjunta no siempre eran necesarias.

Es incre铆blemente importante brindar las mismas oportunidades a los miembros de nuestro equipo y a nuestros clientes, independientemente de su ubicaci贸n, por lo que comenzamos a pensar en c贸mo podr铆amos mejorar la experiencia y estandarizarla para todos.

La investigaci贸n hace al maestro Comenzamos investigando todo lo que pudi茅ramos tener sobre Sprints de dise帽o virtual. En ese momento (noviembre / diciembre de 2019) no pudimos encontrar tantos recursos en l铆nea espec铆ficamente sobre la ejecuci贸n de talleres 100% virtuales o Design Sprints. Pero hab铆a mucho material incre铆ble por ah铆.

En retrospectiva, algunos podr铆an argumentar que fue la respuesta mundial a COVID-19 y las restricciones de distanciamiento social lo que agiliz贸 y mejor贸 la experiencia en l铆nea para todos y estableci贸 algunas buenas pr谩cticas sobre qu茅 esperar cuando se ejecutan sesiones completamente en l铆nea.

Una vez que recopilamos nuestra investigaci贸n, mapeamos todos los puntos de dolor que hab铆amos experimentado en nuestros propios sprints. Estos son los principales problemas que elegimos abordar:

  1. En persona, los Sprints de dise帽o ya son experiencias intensas . Cuando se realiza virtualmente, el riesgo de agotamiento mental es mucho mayor.

  2. Mantener la energ铆a y el compromiso en una pantalla no es f谩cil.

  3. El uso de la tecnolog铆a puede ser riesgoso de dos maneras: dificultades t茅cnicas generales y competencia t茅cnica de los participantes.

  4. La facilitaci贸n no es lo mismo en persona que en un entorno virtual. Necesit谩bamos adaptar esto a un fondo virtual.

  5. No hubo un proceso claramente definido para hacer esto virtualmente. Nos sentimos pioneros en el espacio.

  6. En nuestro equipo, ten铆amos un grupo de dise帽adores con experiencia en la facilitaci贸n de sprint de dise帽o, y quer铆amos democratizar el proceso haciendo que este conocimiento fuera m谩s accesible para todo el equipo.


El proceso Con a帽os de experiencia e investigaci贸n en mano, hicimos mucha planificaci贸n y experimentaci贸n. Nuestro equipo ejecut贸 varios sprints de dise帽o virtual, reuniendo comentarios y refinando el proceso cada vez. El resultado de este trabajo fue un proceso y un conjunto de herramientas que se adaptan al entorno virtual. Esto es lo que hicimos:

  • Adaptamos la experiencia 2.0 Design Sprint a nuestra propia versi贸n.

  • Establecimos un proceso para todo el Sprint de Dise帽o Virtual.

  • Creamos una gu铆a para el facilitador y una hoja de trucos para el facilitador con notas y consejos.

  • Pautas y plantillas de comunicaci贸n definidas para correos electr贸nicos / calendarios / chats que deb铆an ocurrir en los diversos momentos estrat茅gicos clave.

  • Entregables estandarizados.

B谩sicamente, trazamos un mapa y definimos el viaje del facilitador en un entorno en l铆nea. Desde el inicio hasta el 煤ltimo entregable, registramos cada punto de contacto para crear un proceso f谩cil de configurar y sin fricci贸n.

La estrategia de comunicaci贸n, las reglas y las plantillas realmente aceleraron el trabajo diario para los facilitadores. Seamos realistas, la facilitaci贸n se trata de una buena comunicaci贸n. Y cuando tiene que hacer todo "virtualmente", hay muchos tipos diferentes de comunicaciones que deben abordarse.

Al principio, tuvimos problemas con las personas que no le铆an correos electr贸nicos o revisaban la tarea que les enviamos. Despu茅s de varias iteraciones con esto, encontramos nuestro punto 贸ptimo al combinar correos electr贸nicos con el refuerzo de mensajes clave a trav茅s de chats y reuniones r谩pidas de base t谩ctil para garantizar que todos estuvieran al d铆a con todo lo relacionado con Design Sprint. Por ejemplo, descubrimos que era clave encontrarse el d铆a antes de que comenzara el sprint. Esto realmente cambi贸 la forma en que corrieron nuestros sprints. Una reuni贸n previa al sprint result贸 en una gran oportunidad para presentar el marco de sprint de dise帽o y familiarizar a todos con las herramientas y la tecnolog铆a, y entre ellos. Tambi茅n usamos esta reuni贸n para recordar a todos acerca de su tarea fuera de l铆nea y para asegurarnos de que todos se sientan c贸modos con las herramientas t茅cnicas utilizadas durante las sesiones. Esto ayud贸 a nivelar el campo de juego para los participantes, y las sesiones se ejecutaron con menos interrupciones.

Hacer que la informaci贸n sea accesible para todos Tenemos una fuerza laboral distribuida que abarca 2 continentes y m谩s de 3 zonas horarias diferentes, y necesit谩bamos encontrar una manera consistente de hacer que funcione para todos. Al instalar este proceso estandarizado, todos podr铆an correr sin la necesidad de estar f铆sicamente ubicados cerca de nuestros clientes o entre s铆. Esto ha llevado a un gran crecimiento interno. La hoja de trucos del facilitador, que incluye una lista de actividades y ejercicios completos con plazos y consejos para el facilitador, ha sido un gran activo para estandarizar el proceso de configuraci贸n de sprint para nuestra organizaci贸n. Ayud贸 a que el marco fuera accesible y digerible para los novatos y no dise帽adores, y la bonificaci贸n: funciona como material de capacitaci贸n. Ahora no habr铆a solo unos pocos de nosotros facilitando.

Facilitaci贸n virtual: no hay tiempo para ir solo

La facilitaci贸n no es lo mismo en persona que en un entorno virtual. Surgieron un par de preguntas: 驴c贸mo podr铆amos adaptar esto? 驴Y qu茅 tan diferente es de su contraparte en persona? Respuesta: la facilitaci贸n en l铆nea requiere varias personas.


La facilitaci贸n se trata de ayudar al equipo a lograr un objetivo com煤n, evitar que el equipo se descarrile con preguntas o comentarios y administrar la energ铆a del equipo en todo momento. Cuando tiene que mirar las c谩maras de todos, analizar la comunicaci贸n no verbal , administrar el uso compartido de la pantalla en la pizarra y asegurarse de que todos est茅n en lo cierto, puede perder la noci贸n de una o dos cosas. Por lo tanto, ejecutar un sprint de dise帽o virtual no es tiempo de "ir solo". Creamos el rol de copiloto de confianza para ayudar con las tareas de apoyo: presentar todos los elementos relevantes de la junta, escribir durante las actividades, vigilar el reloj y ayudar con silencios inc贸modos, por nombrar algunos.

El facilitador puede entonces concentrarse en su presentaci贸n. El copiloto tambi茅n est谩 preparado para ejecutar el sprint de dise帽o en caso de dificultades t茅cnicas o si el facilitador no est谩 disponible.

Algunos pensamientos finales Nos encantan los experimentos en ITX y, como todos sabemos, muchos experimentos fallan. Si bien anticipamos un buen resultado de esta iniciativa en particular, nos sorprendi贸 lo positiva que fue la respuesta. A medida que facilitamos m谩s y m谩s Sprints de dise帽o virtual, creci贸 un zumbido palpable entre nuestro equipo y nuestros clientes.

Los dise帽adores ped铆an participar e involucrarse, y debido a que las sesiones eran m谩s flexibles y accesibles, ahora era una posibilidad real, independientemente de la ubicaci贸n o asignaci贸n del dise帽ador en ese momento. Tambi茅n vimos un aumento significativo en el inter茅s de nuestros clientes en Design Sprints.

Una de las mayores victorias es que podemos aprovechar mejor nuestro talentoso equipo. Podemos forjar relaciones m谩s s贸lidas entre todos los miembros de nuestro equipo y clientes. Adem谩s, podemos usar nuestros recursos de manera m谩s efectiva. Reunir a un grupo de personas inteligentes y ocupadas durante una semana puede ser desafiante y costoso. Para nosotros, un Design Sprint en persona podr铆a ser una buena inversi贸n para el inicio de un proyecto o para facilitar la vinculaci贸n de un equipo. Sin embargo, ahora tenemos las herramientas para acelerar r谩pidamente un Sprint de dise帽o virtual. Esto es especialmente 煤til cuando se enfoca en nuevos desaf铆os que surgen dentro de un proyecto o equipo existente.

Traducido y adaptado por WeSprint庐 desde Design Sprint Stories.

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